Primeiramente, é preciso que a empresa determine, e que seja de total consciência para o funcionário, a quais sites ele está autorizado a não ter acesso no ambiente e no horário de trabalho. O funcionário deve conhecer seus direitos de uso da internet.
É claro também que essas permissões são regidas pelo bom senso e pela ética. Sites com conteúdos ilegais ou de caráter pornográfico, sites de relacionamento, ou programas de trocas de mensagens instantâneas, por exemplo, podem ser considerados conteúdos possíveis de proibição do acesso por parte das empresas, sem que seja necessária a regra escrita.
A empresa tem o direito de monitorar os computadores usados pelos colaboradores, não porque esse direito seja juridicamente mais relevante do que os direitos à privacidade e à intimidade, mas sim porque o acesso está sendo feito de equipamentos da organização.
Por outro lado, o monitoramento não consentido pode caracterizar crime previsto na Lei nº 9296/96 (reguladora do referido dispositivo constitucional), consistente em realizar interceptação de comunicações telefônicas, de informática ou telemática, ou quebrar segredo da Justiça, sem autorização judicial ou com objetivos não autorizados em lei.
Antes de começar a monitorar os e-mails e o acesso à internet, é importante que a empresa implante um regimento de uso dos instrumentos de trabalho, prevendo e deixando de forma clara aos seus empregados quando e de que forma devem utilizar tais instrumentos, para que, assim, o monitoramento seja de conhecimento de todos.
